KI-Workshop im Unternehmen: sinnvoll starten

Das Wichtigste in Kürze

• Ein KI-Workshop beginnt bei Ihren Abläufen und nicht bei einer bestimmten Technologie.
• Sie prüfen, welche Aufgaben sich für KI oder Automatisierung eignen und wo menschliche Verantwortung wichtig bleibt.
• Das Ergebnis ist eine dokumentierte Auswahl möglicher Anwendungsfälle mit Voraussetzungen, Risiken und nächsten Schritten.
• Wenn ein Vorhaben geeignet ist, kann daraus ein kleiner Pilot entstehen. Ob und wie es weitergeht, entscheiden Sie.

Wann sich das lohnt

Ein Workshop kann sinnvoll sein, wenn in Ihrem Unternehmen viele Ideen zum Thema KI kursieren, aber unklar ist, welche davon den Arbeitsalltag tatsächlich verbessern könnten. Vielleicht möchte ein Bereich Texte schneller vorbereiten, ein anderer Informationen aus Dokumenten strukturieren. Ohne Blick auf die konkreten Abläufe bleibt jedoch offen, ob die Technik hilft oder nur einen zusätzlichen Arbeitsschritt schafft.

Auch wiederkehrende Aufgaben können Anlass für einen Workshop sein: Anfragen sortieren, Daten aus Unterlagen übertragen, interne Informationen auffindbar machen oder Entwürfe für die Prüfung vorbereiten. Entscheidend ist nicht, ob eine Aufgabe modern klingt. Entscheidend ist, ob sie häufig genug vorkommt, klar beschrieben werden kann und ein sinnvoller Umgang mit Fehlern möglich ist.

Ein Workshop ist außerdem hilfreich, wenn Sie vor einer Investitions- oder Projektentscheidung stehen. Sie können offene Fragen früh klären, etwa zu Datenzugriff, Zuständigkeiten, vorhandenen Systemen und notwendiger menschlicher Freigabe. Das ersetzt weder eine technische Detailprüfung noch eine rechtliche oder datenschutzbezogene Beratung im Einzelfall. Es hilft aber, den Prüfbedarf sichtbar zu machen.

Was wir konkret tun

1. Ziel und Ausgangslage klären

Zu Beginn sprechen wir darüber, was Sie mit dem Workshop erreichen möchten und wer dafür eingebunden werden sollte. Dazu gehören meist die Personen, die den betrachteten Ablauf täglich ausführen, sowie Verantwortliche, die Entscheidungen über Prozesse, IT oder Daten treffen.

Wir grenzen das Thema ein: Geht es um einen einzelnen Ablauf, mehrere mögliche Anwendungsfälle oder zunächst um Orientierung? Je konkreter die Fragestellung, desto leichter lässt sich im Workshop unterscheiden, was direkt prüfbar ist und was weitere Klärung braucht.

2. Einen Arbeitsablauf verstehen

Anschließend betrachten wir einen konkreten Prozess. Wir klären, was den Ablauf auslöst, welche Informationen verwendet werden, welche Schritte folgen und wo Übergaben oder Rückfragen entstehen. Dabei geht es auch darum, welche Ausnahmen regelmäßig vorkommen und welche Fehler besonders problematisch wären.

Diese Bestandsaufnahme verhindert, dass eine KI-Lösung an einem idealisierten Ablauf ausgerichtet wird, der im Betrieb kaum vorkommt. Wenn ein Prozess uneinheitlich ist oder Informationen an verschiedenen Stellen liegen, wird das als Voraussetzung oder offene Aufgabe festgehalten – nicht übersprungen.

3. Geeignete Aufgaben und Grenzen prüfen

Gemeinsam prüfen wir, welche Teilschritte sich für eine KI-Unterstützung oder Prozessautomatisierung eignen könnten. Eine Aufgabe ist nicht automatisch passend, nur weil sie wiederholt wird. Wichtig ist unter anderem, ob die nötigen Informationen verfügbar und ausreichend verlässlich sind und ob ein Mensch Ergebnisse prüfen kann.

Wir betrachten auch, was nicht automatisiert werden sollte oder zunächst manuell bleiben muss. Das kann etwa für Entscheidungen gelten, bei denen Folgen schwer umkehrbar sind, oder für Fälle, in denen der Kontext nicht zuverlässig aus den verfügbaren Informationen hervorgeht. Die genaue Einordnung hängt vom Prozess und den möglichen Folgen eines Fehlers ab.

4. Nächste Schritte festlegen

Zum Abschluss ordnen wir die besprochenen Möglichkeiten. Welche Idee ist am konkretesten? Was müsste vor einem Test geklärt werden? Wer sollte beteiligt sein? Welche Ergebnisse wären nötig, um zu entscheiden, ob ein Pilot sinnvoll ist?

Wenn ein kleiner Pilot passt, skizzieren wir dessen Rahmen: die Aufgabe, die benötigten Informationen, die Rolle der Mitarbeitenden und die Art der Kontrolle. Ein Workshop verpflichtet Sie nicht dazu, anschließend ein System einzuführen. Er soll Ihnen helfen, eine informierte Entscheidung über das weitere Vorgehen zu treffen.

Was Sie am Ende haben

Sie erhalten eine nachvollziehbare Grundlage für die nächsten internen Gespräche. Dazu können gehören:

• eine Beschreibung des betrachteten Ablaufs und seiner Engpässe,
• eine eingeordnete Auswahl möglicher KI- oder Automatisierungsansätze,
• Voraussetzungen zu Daten, Zugängen, Zuständigkeiten und beteiligten Systemen,
• benannte Risiken, Grenzen und notwendige menschliche Prüfungen,
• offene Fragen, die vor einem Pilot oder einer Umsetzung geklärt werden sollten,
• ein Vorschlag für einen möglichen nächsten Schritt.

Die Ergebnisse werden so festgehalten, dass auch Personen, die nicht am Workshop teilgenommen haben, den Gedankengang nachvollziehen können. Welche Unterlagen im konkreten Fall sinnvoll sind, stimmen wir passend zum Thema ab. Wenn Sie anschließend selbst weiterarbeiten möchten, dient die Dokumentation als Grundlage. Wenn Sie einen Pilot gemeinsam entwickeln möchten, kann daraus die nächste Projektplanung entstehen.

Für wen es passt – und für wen nicht

Ein KI-Workshop passt zu Unternehmen, die eine konkrete betriebliche Frage klären möchten und bereit sind, den heutigen Ablauf offen zu beschreiben. Besonders wichtig ist die Beteiligung der Menschen, die den Prozess tatsächlich kennen. Ihre Hinweise zu Ausnahmen, Rückfragen und Fehlerquellen sind oft entscheidend für eine realistische Einschätzung.

Der Workshop kann auch für Geschäftsführungen und Projektverantwortliche hilfreich sein, die zunächst Orientierung brauchen, bevor sie intern über eine Umsetzung entscheiden. Technisches Vorwissen ist dafür nicht erforderlich. Hilfreich sind dagegen ein klar benannter Anlass und die Bereitschaft, auch ungeeignete Ideen auszusortieren.

Weniger passend ist ein Workshop, wenn bereits feststeht, dass eine bestimmte KI-Lösung unabhängig vom Prozess eingeführt werden soll. Ebenso reicht ein einzelner Workshop nicht aus, wenn zuerst grundlegende Fragen zu Datenqualität, IT-Sicherheit, Zuständigkeiten oder rechtlichen Anforderungen geklärt werden müssen. Diese Punkte können sichtbar gemacht werden; ihre vertiefte Prüfung kann zusätzliche Fachleute erfordern.

Typische Fragen vor dem Start

Müssen wir schon wissen, welche KI wir einsetzen wollen?

Nein. Es ist hilfreicher, mit einer Aufgabe oder einem Engpass zu beginnen. Gemeinsam lässt sich prüfen, ob KI, klassische Automatisierung, eine Anpassung des Ablaufs oder zunächst keine technische Lösung besser passt.

Wer sollte teilnehmen?

Binden Sie Personen ein, die den betrachteten Ablauf ausführen oder verantworten. Je nach Thema können außerdem IT-Verantwortliche, Datenschutzverantwortliche oder Beschäftigte aus angrenzenden Bereichen wichtig sein. Die passende Runde hängt vom Prozess und den verwendeten Informationen ab.

Müssen wir vorab Daten oder vertrauliche Unterlagen bereitstellen?

Nicht zwingend. Für die erste Einordnung kann eine Beschreibung des Ablaufs genügen. Falls konkrete Daten oder Dokumente betrachtet werden sollen, klären wir vorher, was benötigt wird und wie damit umzugehen ist. Fragen zu Datenschutz und rechtlichen Anforderungen müssen für den jeweiligen Fall geprüft werden.

Ist der Workshop bereits ein Pilotprojekt?

Nein. Im Workshop werden mögliche Vorhaben eingeordnet und nächste Schritte festgelegt. Ein Pilot ist ein separates Vorhaben, in dem eine begrenzte Anwendung unter abgestimmten Bedingungen erprobt und bewertet wird.

So sieht der Einstieg aus

Für die Anfrage genügt zunächst eine kurze Beschreibung Ihrer Fragestellung: Welcher Bereich oder Ablauf soll betrachtet werden, was kostet dort im Alltag Zeit und was möchten Sie nach dem Workshop besser entscheiden können? Sie müssen keine fertige Lösung mitbringen.

Im anschließenden Gespräch grenzen wir das Thema ein und klären, welche Personen beteiligt sein sollten. Wir besprechen außerdem, ob ein Workshop für Ihre Frage der passende erste Schritt ist oder ob vorab andere Punkte geprüft werden müssen. Danach stimmen wir den konkreten Rahmen ab.

Wenn Sie einen KI-Workshop für Ihr Unternehmen planen, fragen Sie den Workshop an. Gemeinsam klären wir, ob sich Ihr Anliegen in einem Workshop sinnvoll bearbeiten lässt und welche Vorbereitung dafür hilfreich ist.