Digitalisierung in Gesundheit und Beratung

Das Wichtigste in Kürze

• Beginnen Sie mit einem konkreten Ablauf, nicht mit der Auswahl einer möglichst umfangreichen Software.
• Häufige Ansatzpunkte sind Terminvorbereitung, Dokumenteneingang, Rückfragen und interne Aufgabenübergaben.
• Bei Gesundheits- und Beratungsdaten müssen Zweck, Zugriffsrechte, Speicherort und Löschregeln besonders sorgfältig betrachtet werden.
• Digitale Formulare oder Automatisierungen unterstützen die Arbeit, ersetzen aber keine fachliche Prüfung.
• Legen Sie vor dem Start fest, woran Sie eine Verbesserung erkennen wollen, zum Beispiel an weniger Rückfragen oder weniger manueller Übertragung.

Worum es geht

Digitale Prozesse in Gesundheit und Beratung verbinden einzelne Arbeitsschritte so, dass Informationen nicht unnötig oft erfasst oder per Hand weitergereicht werden müssen. Das kann ein digitales Formular sein, eine strukturierte Aufgabenliste oder eine Automatisierung, die nach einem Eingang eine zuständige Person informiert. Nicht jeder Ablauf braucht dafür künstliche Intelligenz.

Digitalisierung ist auch nicht gleichbedeutend mit „alles online“. Manche Gespräche, Entscheidungen und Prüfungen gehören weiterhin in die Hände qualifizierter Mitarbeitender. Die sinnvolle Frage lautet: Welche vorbereitenden oder wiederkehrenden Tätigkeiten lassen sich übersichtlicher organisieren, ohne die fachliche Arbeit oder den persönlichen Kontakt zu beeinträchtigen?

Für die Digitalisierung im Gesundheitsbereich ist außerdem wichtig, welche Informationen verarbeitet werden. Angaben zu Beschwerden, Behandlungen oder persönlichen Lebenssituationen können besonders sensibel sein. Auch Beratungsstellen ohne medizinische Tätigkeit bearbeiten mitunter vertrauliche Daten. Der Ablauf sollte daher gemeinsam mit den Verantwortlichen für Datenschutz und Informationssicherheit geprüft werden.

Typische Ausgangslage

Stellen Sie sich eine Praxis vor, in der vor dem Ersttermin häufig Angaben oder Unterlagen fehlen. Mitarbeitende bemerken das bei der Vorbereitung, rufen an oder schreiben eine Nachricht und müssen später prüfen, ob die Informationen angekommen sind. Die Patientin oder der Patient weiß möglicherweise nicht, welche Angaben noch benötigt werden oder auf welchem Weg sie übermittelt werden sollen.

Ein möglicher digitaler Ablauf könnte mit einer gezielten Aufforderung beginnen, fehlende Angaben über einen dafür vorgesehenen Kanal nachzureichen. Der Eingang wird einer zuständigen Person zur Prüfung vorgelegt. Erst nach dieser Kontrolle werden die Informationen in den passenden Vorgang übernommen. Das Szenario ist ein Beispiel, keine Empfehlung für ein bestimmtes Produkt: Die konkrete Lösung hängt unter anderem von der vorhandenen Praxissoftware, den Datenarten und den internen Zuständigkeiten ab.

Eine Beratungsstelle könnte ähnlich vorgehen, wenn vor einem Gespräch regelmäßig Unterlagen fehlen. Sie könnte festlegen, welche Dokumente für die Vorbereitung nötig sind, wer sie sichtet und wie Rückfragen dokumentiert werden. Nicht jede Information sollte dabei automatisch angefordert werden. Entscheidend ist, dass nur das erhoben wird, was für den jeweiligen Zweck tatsächlich gebraucht wird.

So gehen Sie vor

1. Ablauf vollständig aufnehmen. Beschreiben Sie, was vom ersten Kontakt bis zum Abschluss geschieht. Notieren Sie, wer Informationen erfasst, wo sie abgelegt werden und an welchen Stellen Rückfragen oder Wartezeiten entstehen. So wird sichtbar, ob das Problem im Formular, in der Zuständigkeit oder in der verwendeten Software liegt.

2. Einen begrenzten Anwendungsfall auswählen. Beginnen Sie mit einem Vorgang, der häufig vorkommt und dessen Folgen gut kontrollierbar sind. Die Vorbereitung eines Termins kann geeigneter sein als eine Automatisierung, die fachliche Entscheidungen beeinflusst. Legen Sie auch fest, was ausdrücklich nicht automatisiert werden soll.

3. Daten und Zugriffe klären. Prüfen Sie, welche Informationen für den Ablauf erforderlich sind, wer sie sehen darf und wie lange sie benötigt werden. Klären Sie mit den zuständigen Personen, ob der vorgesehene Übermittlungsweg und die beteiligten Systeme für den konkreten Zweck geeignet sind. Datenschutzrechtliche Anforderungen müssen im Einzelfall geprüft werden.

4. Einen kleinen Piloten gestalten. Erstellen Sie den Ablauf zunächst für einen klar abgegrenzten Fall. Testen Sie zum Beispiel, ob eine Person fehlende Angaben nachvollziehbar nachreichen kann und ob Mitarbeitende den Eingang eindeutig zuordnen. Verwenden Sie für Tests keine echten sensiblen Daten, sofern dies nicht ausdrücklich geprüft und freigegeben wurde.

5. Kontrolle und Ausnahmen festlegen. Bestimmen Sie, wer Angaben prüft, wie mit unvollständigen oder widersprüchlichen Informationen umgegangen wird und wer bei technischen Problemen zuständig ist. Eine Automatisierung sollte nicht unbemerkt entscheiden, wie ein fachlicher Sachverhalt zu bewerten ist.

6. Ergebnis auswerten und dokumentieren. Halten Sie fest, welche Rückfragen oder manuellen Schritte sich verändert haben und welche neuen Aufwände entstanden sind. Dokumentieren Sie Zuständigkeiten, Einstellungen und den Umgang mit Fehlern. Erst danach entscheiden Sie, ob der Ablauf angepasst oder auf weitere Fälle übertragen werden soll.

Entscheidungskriterien und typische Fehler

Vor einer Umsetzung helfen einige Fragen: Kommt der Ablauf oft genug vor, um eine Veränderung zu rechtfertigen? Ist die Ursache des Aufwands klar? Können die Beteiligten die neue Lösung ohne zusätzliche Umwege nutzen? Gibt es eine verantwortliche Person, die Ausnahmen und Fehler bearbeitet? Und ist nachvollziehbar, ob der erwartete Nutzen eingetreten ist?

Ein häufiger Fehler ist, einen unklaren Prozess einfach digital abzubilden. Wenn niemand weiß, wer fehlende Angaben nachfasst, löst ein neues Formular dieses Zuständigkeitsproblem nicht. Ebenso problematisch ist es, Daten in mehreren Systemen zu führen, ohne festzulegen, welches davon maßgeblich ist. Dadurch können unterschiedliche oder veraltete Informationen entstehen.

Auch zu umfangreiche Formulare können den Ablauf erschweren. Fragen Sie nur Informationen ab, die für den konkreten Zweck erforderlich sind, und erklären Sie verständlich, warum sie gebraucht werden. Planen Sie außerdem Zeit für Einweisung, Rückfragen und Pflege ein. Eine digitale Lösung bleibt nicht automatisch passend, wenn sich Abläufe oder Zuständigkeiten ändern.

Grenzen und Risiken

Digitale Übermittlung bedeutet nicht automatisch, dass Informationen korrekt, vollständig oder für alle Berechtigten zugänglich sind. Falsche Zuordnungen, Eingabefehler, technische Ausfälle und unklare Berechtigungen bleiben mögliche Fehlerquellen. Besonders bei sensiblen Angaben braucht es deshalb angemessene technische und organisatorische Maßnahmen sowie eine Prüfung durch die zuständigen Stellen.

Automatisierte Hinweise können Mitarbeitende auf fehlende Angaben aufmerksam machen. Sie sollten aber nicht ohne fachliche Kontrolle beurteilen, ob eine Information medizinisch oder beratungsfachlich relevant ist. Für dringende Anliegen braucht es einen klar kommunizierten Weg, der nicht von der Bearbeitung eines digitalen Formulars abhängt.

Dieser Beitrag bietet keine Rechtsberatung. Ob ein konkreter Dienst, eine Datenübermittlung oder eine Automatisierung den Anforderungen entspricht, muss für den jeweiligen Einsatz geprüft werden. Beziehen Sie dafür die zuständigen Datenschutz-, IT- und Fachverantwortlichen ein.

Woran Sie den Nutzen erkennen

Definieren Sie vor dem Pilotprojekt eine kleine Zahl nachvollziehbarer Beobachtungspunkte. Dazu können die Zahl der Rückfragen zu fehlenden Unterlagen, der manuelle Aufwand für Zuordnung und Übertragung oder die Häufigkeit unvollständiger Vorgänge gehören. Vergleichen Sie die Situation vor und nach der Änderung unter ähnlichen Bedingungen und berücksichtigen Sie zusätzliche Aufgaben, etwa die Betreuung des neuen Ablaufs.

Ergänzen Sie Zahlen durch Rückmeldungen aus dem Team und von den Personen, die Angaben einreichen. Ist klar, was benötigt wird? Finden Mitarbeitende den Eingang ohne Umwege? Werden Ausnahmen rechtzeitig bemerkt? Wenn sich ein Teil verbessert, an anderer Stelle aber neue Arbeit entsteht, ist das ein Anlass zur Anpassung – nicht automatisch ein Grund, den Prozess auszuweiten.

Häufige Fragen

Muss eine Praxis für digitale Prozesse künstliche Intelligenz einsetzen?

Nein. Für klar definierte Abläufe können ein geeignetes digitales Formular, eine Aufgabenverwaltung oder eine regelbasierte Benachrichtigung ausreichen. KI ist eher dann zu prüfen, wenn sie eine konkrete Aufgabe übernehmen soll und sich ihr Ergebnis kontrollieren lässt.

Können fehlende Angaben vor einem Termin automatisch angefordert werden?

Das kann für bestimmte Angaben sinnvoll sein, wenn Auslöser, Empfängerkreis und Übermittlungsweg klar festgelegt sind. Eine zuständige Person sollte prüfen können, ob die Antwort vollständig und richtig zugeordnet ist. Welche Lösung passt, hängt vom jeweiligen Prozess und den eingesetzten Systemen ab.

Welche Daten sollten digital abgefragt werden?

Nur Daten, die für den festgelegten Zweck erforderlich sind. Legen Sie gemeinsam mit den fachlich und datenschutzrechtlich Verantwortlichen fest, welche Angaben gebraucht werden, wer darauf zugreifen darf und wie lange sie aufbewahrt werden.

Was ist ein sinnvoller erster Schritt für eine Beratungsstelle?

Wählen Sie einen wiederkehrenden Vorgang mit überschaubaren Folgen, etwa die Vorbereitung eines Beratungsgesprächs. Zeichnen Sie den heutigen Ablauf einschließlich Rückfragen und Zuständigkeiten auf. Daraus lässt sich ableiten, ob ein digitales Formular, eine klarere Aufgabenübergabe oder eine andere Änderung den größten Nutzen verspricht.