Digitalisierung: Wirtschaftlichkeit von Projekten prüfen

Das Wichtigste in Kürze

• Vergleichen Sie einen digitalen Prozess mit dem heutigen Ablauf – nicht mit einer idealisierten Vorstellung davon.
• Rechnen Sie Entwicklungs- und Einführungsvorbereitung ebenso ein wie Pflege, Support und mögliche Änderungen.
• Zeitersparnis ist nur dann ein betrieblicher Nutzen, wenn die gewonnene Kapazität tatsächlich sinnvoll eingesetzt werden kann.
• Legen Sie vor dem Start fest, woran Sie eine Verbesserung erkennen und wer die Ergebnisse prüft.
• Ein kleiner, begrenzter Pilot macht Annahmen sichtbar, bevor ein Vorhaben auf weitere Bereiche ausgeweitet wird.

Worum es geht

Bei der Digitalisierung von Abläufen geht es häufig um mehr als die Anschaffung eines Werkzeugs. Ein Formular, eine Automatisierung oder ein internes Web-Tool verändert, wie Informationen erfasst, geprüft und weitergegeben werden. Die Wirtschaftlichkeit eines solchen Projekts hängt deshalb sowohl vom erwarteten Nutzen als auch von den Aufwänden während des gesamten Betriebs ab.

Ein häufiger Denkfehler ist, nur die Zeitersparnis pro Vorgang zu betrachten. Ein digitales Formular kann doppelte Eingaben vermeiden und Angaben vollständiger machen. Es muss aber eingerichtet, in bestehende Abläufe eingebunden und bei Änderungen gepflegt werden. Auch Fragen von Beschäftigten und die Bearbeitung fehlerhafter Eingaben gehören zur Betrachtung.

Nutzen digitaler Projekte nachvollziehbar zu machen bedeutet, Annahmen offenzulegen und mit Beobachtungen zu prüfen. Eine einfache, begründete Einschätzung ist dafür oft hilfreicher als eine scheinbar genaue Rechnung mit unsicheren Annahmen.

Typische Ausgangslage

Stellen Sie sich einen Handwerksbetrieb vor, der Aufträge telefonisch und per E-Mail annimmt. Mitarbeitende übertragen Angaben später in eine interne Liste. Ein digitales Formular soll Kundendaten, Leistungswunsch und Terminangaben einheitlich erfassen.

Der erwartete Vorteil liegt auf der Hand: weniger Übertragungsarbeit und weniger Rückfragen zu fehlenden Angaben. Doch es stellen sich weitere Fragen. Wer passt das Formular an, wenn sich Leistungen oder Zuständigkeiten ändern? Wie werden unklare oder unvollständige Angaben behandelt? Und können Mitarbeitende die gewonnene Zeit für Planung oder Kundenkontakt nutzen? Erst wenn diese Punkte mitbetrachtet werden, entsteht ein brauchbares Bild der Wirtschaftlichkeit.

So gehen Sie vor

1. Den heutigen Ablauf beschreiben. Halten Sie fest, wer welche Schritte ausführt, welche Systeme beteiligt sind und wo Informationen erneut eingegeben werden. So vermeiden Sie, einen nur vermuteten Engpass zu digitalisieren.

2. Eine Ausgangslage erfassen. Beobachten Sie den Prozess über einen für den Betrieb passenden Zeitraum. Notieren Sie zum Beispiel Bearbeitungsaufwand, Rückfragen, Korrekturen und Wartezeiten. Wenn Fälle stark voneinander abweichen, unterscheiden Sie die wichtigsten Fallarten, statt sie zu einem Durchschnitt zusammenzufassen.

3. Den Umfang begrenzen. Wählen Sie einen Teilprozess, der häufig vorkommt und dessen Ergebnis sich prüfen lässt. Klären Sie, welche Ausnahmen zunächst weiterhin manuell bearbeitet werden. Ein begrenzter Pilot erleichtert es, Aufwand und Wirkung voneinander zu trennen.

4. Nutzen und Aufwände gegenüberstellen. Betrachten Sie mögliche Zeitersparnis, weniger Nacharbeit, bessere Datenqualität oder schnellere Bearbeitung. Stellen Sie dem Einführungsaufwand laufende Pflege, Support, Schulung und nötige Anpassungen gegenüber. Unterscheiden Sie einmalige Aufgaben von wiederkehrenden.

5. Erfolgskriterien vorab festlegen. Bestimmen Sie, welche Veränderungen Sie beobachten wollen und wer dafür verantwortlich ist. Etwa: Wie viele Formulare sind vollständig? Wie oft muss ein Vorgang nachbearbeitet werden? Wie viel Zeit beansprucht die Pflege? Wählen Sie nur Kriterien, die für Ihre Entscheidung tatsächlich relevant sind.

6. Pilot auswerten und entscheiden. Vergleichen Sie die Beobachtungen mit der Ausgangslage. Prüfen Sie auch, ob Mitarbeitende den neuen Ablauf nutzen und ob Sonderfälle angemessen behandelt werden. Entscheiden Sie anschließend, ob Sie anpassen, ausweiten oder den Ansatz verwerfen.

Entscheidungskriterien und typische Fehler

Ein digitales Vorhaben ist eher prüfenswert, wenn ein Prozess regelmäßig anfällt, wiederkehrende Arbeitsschritte enthält und sein Ergebnis klar beschrieben werden kann. Ebenso wichtig ist eine verantwortliche Person, die fachliche Fragen klärt und spätere Änderungen koordiniert. Fehlt diese Zuständigkeit, kann ein zunächst kleines Werkzeug zur dauerhaften Zusatzaufgabe werden.

Prüfen Sie außerdem, ob die eingesparte Tätigkeit wirklich entfällt. Wird eine Eingabe zwar automatisiert, müssen Beschäftigte die Daten aber anschließend weiterhin kontrollieren und übertragen, ist der Nutzen kleiner als erwartet. Umgekehrt kann ein Projekt auch dann sinnvoll sein, wenn es kaum Arbeitszeit spart, aber Fehlerfolgen verringert oder verlässliche Informationen für die Planung liefert. Diese Wirkung sollte konkret beschrieben und nicht einfach vorausgesetzt werden.

Typische Fehler sind:

• nur die sichtbare Bearbeitungszeit zu messen und Abstimmung oder Nacharbeit auszublenden;
• die Einführung als einmalige Aufgabe zu behandeln, obwohl Inhalte und Abläufe gepflegt werden müssen;
• zu viele Prozesse gleichzeitig in einen Pilot aufzunehmen;
• eine hohe Nutzung anzunehmen, ohne Rückmeldungen der betroffenen Mitarbeitenden einzuholen;
• aus einer Veränderung im Pilot sofort auf die Wirkung im gesamten Unternehmen zu schließen.

Grenzen und Risiken

Eine Wirtschaftlichkeitsbetrachtung bleibt eine Entscheidungshilfe. Sie kann zukünftige Änderungen, seltene Sonderfälle oder veränderte Arbeitsmengen nicht vollständig vorhersagen. Machen Sie deshalb kenntlich, welche Werte gemessen und welche nur geschätzt wurden. Prüfen Sie, ob das Ergebnis auch dann noch plausibel ist, wenn einzelne Annahmen weniger günstig ausfallen.

Digitale Abläufe können neue Abhängigkeiten schaffen: etwa von einem technischen Dienstleister, einem bestimmten System oder der Verfügbarkeit gepflegter Daten. Berücksichtigen Sie Zugriff, Berechtigungen, Datensicherung und den Umgang mit Ausfällen. Bei personenbezogenen Daten oder KI-Funktionen sind Datenschutz- und rechtliche Anforderungen im jeweiligen Einzelfall zu prüfen. Dieser Artikel ersetzt keine Rechts- oder Steuerberatung.

Woran Sie den Nutzen erkennen

Wählen Sie wenige Kennzeichen, die den Zweck des Vorhabens abbilden. Für ein digitales Formular können das der Aufwand für die Bearbeitung, die Zahl unvollständiger Angaben, Rückfragen und Korrekturen sowie der Pflege- und Supportaufwand sein. Erfassen Sie dieselben Kriterien vor und nach dem Pilot möglichst auf vergleichbare Weise.

Bewerten Sie nicht nur, ob ein einzelner Wert besser geworden ist. Fragen Sie auch, ob sich die Qualität für Kundinnen und Kunden oder für nachgelagerte Teams verändert hat und ob der neue Ablauf im Alltag praktikabel ist. Ein kurzer regelmäßiger Blick auf die Ergebnisse hilft, unerwartete Aufwände früh zu erkennen. Legen Sie fest, wer die Erkenntnisse dokumentiert und wann über die nächsten Schritte entschieden wird.

Häufige Fragen

Muss sich jedes Digitalisierungsprojekt direkt in Zeitersparnis zeigen?

Nein. Ein Vorhaben kann auch Datenqualität, Nachvollziehbarkeit oder die Verlässlichkeit eines Ablaufs verbessern. Beschreiben Sie diesen Nutzen konkret und prüfen Sie, ob er für den Betrieb relevant ist.

Wie messe ich den Aufwand für Pflege und Support?

Dokumentieren Sie während des Piloten, welche Fragen, Korrekturen und Anpassungen anfallen und wer sie bearbeitet. So erhalten Sie eine betriebsnahe Grundlage, statt den laufenden Aufwand nur zu schätzen.

Was, wenn der Nutzen nicht eindeutig messbar ist?

Wählen Sie zunächst beobachtbare Hinweise, etwa häufige Rückfragen oder wiederkehrende Korrekturen. Wenn ein wichtiger Nutzen trotzdem schwer zu beziffern ist, halten Sie die Annahme offen fest und ergänzen Sie qualitative Rückmeldungen.

Wann sollte ein Pilot ausgeweitet werden?

Wenn der Ablauf im vorgesehenen Bereich stabil funktioniert, die wesentlichen Aufwände bekannt sind und Zuständigkeiten für Betrieb und Pflege geklärt sind. Prüfen Sie vor einer Ausweitung, ob andere Teams oder Fallarten zusätzliche Anforderungen mitbringen.