Das Wichtigste in Kürze
- Automatisierung kann Dokumente einlesen, relevante Angaben erkennen und in strukturierte Felder übertragen.
- Prüfregeln gleichen diese Angaben mit vorhandenen Vorgängen ab, etwa eine Rechnungsnummer und einen Betrag mit Bestellung oder Lieferschein.
- Unklare Werte und Abweichungen sollten nicht stillschweigend übernommen werden. Sie brauchen einen nachvollziehbaren Prüfweg.
- Ein guter Einstieg ist ein klar abgegrenzter Dokumenttyp mit wiederkehrendem Ablauf und verfügbaren Vergleichsdaten.
Worum es geht
Dokumente enthalten Informationen, die Mitarbeitende häufig zunächst suchen, abtippen und anschließend in einem anderen System erfassen. Bei einer Rechnung können das etwa Rechnungsnummer, Datum, Lieferant, Betrag und Bestellbezug sein. Eine automatisierte Verarbeitung liest solche Angaben aus und bringt sie in ein festes Datenformat.
Das Auslesen allein ist jedoch noch keine Prüfung. Ein System kann zum Beispiel erkennen, dass auf einer Rechnung ein Betrag steht. Ob dieser Betrag zur Bestellung passt, ob die Leistung erbracht wurde und ob die Rechnung freigegeben werden darf, sind weitere Fragen. Dafür braucht es Vergleichsdaten, klare Regeln und gegebenenfalls eine menschliche Entscheidung.
Die Verarbeitung kann mit Texterkennung, festgelegten Regeln oder KI-gestützten Verfahren arbeiten. Welche Methode passt, hängt unter anderem davon ab, ob Dokumente einheitlich aufgebaut sind, in welcher Qualität sie eingehen und wie stark sich ihre Inhalte unterscheiden. Oft ist eine Kombination sinnvoll: Software liest vor, Regeln prüfen eindeutig feststellbare Sachverhalte und Mitarbeitende bearbeiten Ausnahmen.
Typische Ausgangslage
Stellen Sie sich einen mittelständischen Handwerksbetrieb vor, der Rechnungen als PDF per E-Mail erhält. Mitarbeitende öffnen die Dokumente, suchen Nummer und Betrag, vergleichen sie mit einer Bestellung und übertragen die Daten in die Buchhaltungssoftware. Fehlt der Bestellbezug oder weicht der Betrag ab, beginnt eine manuelle Rückfrage.
In diesem Beispielszenario könnte ein automatisierter Ablauf die Rechnungsdaten auslesen und mit den vorhandenen Bestelldaten abgleichen. Stimmen Pflichtangaben und Vergleichswerte nach den vereinbarten Regeln überein, wird ein vorbereiteter Datensatz zur weiteren Bearbeitung übergeben. Ist die Nummer nicht auffindbar, der Betrag abweichend oder das Dokument schwer lesbar, landet der Vorgang in einer Prüfliste. Die Software unterstützt den Ablauf, entscheidet aber nicht automatisch, ob die Rechnung sachlich berechtigt ist.
So gehen Sie vor
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Einen wiederkehrenden Vorgang auswählen. Beginnen Sie mit einem Dokumenttyp, der regelmäßig eingeht und einem klaren Prozess folgt. Ein begrenzter Anwendungsfall ist leichter zu prüfen als die Verarbeitung aller Dokumente im Unternehmen.
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Den heutigen Ablauf aufnehmen. Notieren Sie, wer Dokumente annimmt, welche Angaben gesucht werden, wo Vergleichsdaten liegen und was bei fehlenden oder abweichenden Angaben passiert. Dabei werden auch informelle Arbeitsschritte sichtbar, die sonst leicht übersehen werden.
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Datenfelder und Prüfregeln festlegen. Bestimmen Sie, welche Informationen übernommen werden sollen und welche Vergleiche möglich sind. Bei einer Rechnung könnten das Rechnungsnummer, Betrag und Bestellnummer sein. Legen Sie auch fest, welche Abweichungen eine manuelle Prüfung auslösen.
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Einen kleinen Piloten bauen. Testen Sie den Ablauf mit geeigneten Beispieldokumenten und unterschiedlichen Formaten. Prüfen Sie nicht nur, ob Angaben richtig erkannt werden, sondern auch, ob Fehler auffallen und Mitarbeitende verständliche Hinweise erhalten.
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Übergabe und Verantwortung klären. Legen Sie fest, in welches System die strukturierten Daten gelangen, wer Ausnahmen bearbeitet und wer eine Freigabe erteilt. Dokumentieren Sie, welche Daten übertragen werden und wie Korrekturen nachvollziehbar bleiben.
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Ergebnisse bewerten und schrittweise anpassen. Vergleichen Sie die automatisierte Vorarbeit mit der bisherigen manuellen Bearbeitung. Wenn häufig dieselben Ausnahmen auftreten, prüfen Sie, ob die Regeln, die Datenqualität oder der Prozess angepasst werden müssen.
Entscheidungskriterien und typische Fehler
Ein geeigneter Prozess hat wiederkehrende Dokumente, erkennbare Pflichtangaben und einen nachvollziehbaren nächsten Schritt. Hilfreich ist außerdem, wenn Vergleichsdaten wie Bestellungen oder Lieferantenstammdaten digital und verlässlich verfügbar sind. Je unterschiedlicher die Dokumente und Abläufe sind, desto sorgfältiger müssen Erkennung, Regeln und Ausnahmen getestet werden.
Typische Fehler entstehen, wenn die Automatisierung nur nach der Texterkennung bewertet wird. Ein Wert kann korrekt aus dem Dokument übernommen und trotzdem falsch zugeordnet sein. Ebenso problematisch ist es, Abweichungen pauschal zu übergehen oder einen unvollständigen Datensatz ohne Kennzeichnung weiterzugeben.
Klären Sie vorab, wie doppelte Dokumente erkannt werden, wie fehlende Pflichtangaben behandelt werden und welche Person eine Ausnahme prüft. Definieren Sie außerdem, ob Korrekturen in den Prozess zurückfließen dürfen und wer solche Änderungen kontrolliert. Ohne diese Vereinbarungen kann die Automatisierung zusätzliche Rückfragen erzeugen, statt Arbeitsschritte zu vereinfachen.
Grenzen und Risiken
Die Qualität des Ergebnisses hängt von Lesbarkeit, Vollständigkeit und Aufbau der Dokumente ab. Schiefe Scans, handschriftliche Ergänzungen, wechselnde Vorlagen oder mehrdeutige Angaben können die Erkennung erschweren. Auch eine korrekt gelesene Rechnungsnummer belegt nicht, dass die abgerechnete Leistung erbracht oder die Rechnung freigabefähig ist.
Bei geschäftlichen Dokumenten sollten Zugriffsrechte, Speicherorte, Aufbewahrung und Weitergabe der Daten geprüft werden. Welche Anforderungen gelten, hängt vom konkreten Einsatz ab. Datenschutzrechtliche und weitere rechtliche Fragen sollten im Einzelfall mit den zuständigen Verantwortlichen oder fachkundiger Beratung geklärt werden. Eine automatisierte Prüfung ersetzt weder eine rechtliche Bewertung noch die fachliche Verantwortung im Unternehmen.
Woran Sie den Nutzen erkennen
Messen Sie nicht nur, wie viele Dokumente automatisch verarbeitet werden. Beobachten Sie auch, wie oft Angaben nachbearbeitet werden müssen, welche Arten von Ausnahmen auftreten und wie viel Zeit die Bearbeitung eines Vorgangs insgesamt beansprucht. Entscheidend ist, ob der Ablauf für Mitarbeitende verständlicher und verlässlicher wird.
Legen Sie vor dem Piloten fest, woran Sie eine Verbesserung erkennen wollen. Das kann zum Beispiel eine geringere Zahl manueller Übertragungen oder eine klarere Zuordnung offener Fälle sein. Prüfen Sie die Ergebnisse regelmäßig und betrachten Sie auch Fehlzuordnungen und übersehene Abweichungen. Ein Pilot ist dann hilfreich, wenn er zeigt, was automatisiert werden kann und wo eine menschliche Prüfung notwendig bleibt.
Häufige Fragen
Welche Dokumente eignen sich für den Einstieg?
Geeignet sind häufig Dokumente, die regelmäßig eingehen und ähnliche Angaben enthalten, etwa Rechnungen, Bestellungen oder standardisierte Formulare. Entscheidend ist nicht allein das Dateiformat, sondern ob der Ablauf und die benötigten Daten klar beschrieben werden können.
Kann eine Rechnung automatisch mit einer Bestellung abgeglichen werden?
Ja, wenn die benötigten Angaben aus beiden Vorgängen verfügbar sind und passende Regeln festgelegt wurden. Der Abgleich kann beispielsweise fehlende Bestellnummern oder unterschiedliche Beträge markieren. Ob eine Rechnung sachlich freigegeben wird, sollte weiterhin nach dem vereinbarten Prüfprozess entschieden werden.
Was passiert bei unleserlichen oder unvollständigen Dokumenten?
Solche Dokumente sollten als Ausnahme gekennzeichnet und an eine zuständige Person weitergeleitet werden. Wichtig ist, dass das System unsichere oder fehlende Angaben nicht unbemerkt als verlässliche Daten behandelt.
Muss dafür die bestehende Software ersetzt werden?
Nicht zwingend. Je nach vorhandenen Schnittstellen und Arbeitsabläufen kann eine Automatisierung Daten an bestehende Systeme übergeben. Vor dem Start sollte geprüft werden, welche Formate und Übergabemöglichkeiten die verwendeten Systeme unterstützen.