KI-Agent und Prozessautomatisierung kombinieren

Das Wichtigste in Kürze

Prozessautomatisierung eignet sich für klar definierte Schritte wie Daten übertragen, Pflichtfelder prüfen oder Vorgänge weiterleiten.
Ein KI-Agent kann helfen, wenn Eingaben unterschiedlich formuliert oder nicht einheitlich strukturiert sind.
Legen Sie für jede Übergabe fest, welches Format erwartet wird und was bei fehlenden oder unklaren Angaben passiert.
Begrenzen Sie Datenzugriff und Handlungsspielraum des Agenten auf das, was seine Aufgabe erfordert.
Messen Sie den gesamten Ablauf: Durchlaufzeit, Ausnahmen und nötige Nacharbeit.

Worum es geht

Prozessautomatisierung und KI-Agenten lösen unterschiedliche Teile eines Ablaufs. Eine Automatisierung führt festgelegte Regeln aus. Sie kann zum Beispiel einen Datensatz aus einem Formular an ein anderes System übergeben oder prüfen, ob erforderliche Felder ausgefüllt sind. Ein KI-Agent verarbeitet Aufgaben, bei denen Bedeutung und Kontext eine Rolle spielen, etwa eine Anfrage in wenigen Sätzen zusammenzufassen.

Die Kombination funktioniert, wenn diese Aufgaben sauber getrennt sind. Der Agent sollte nicht nebenbei den gesamten Prozess neu bestimmen. Stattdessen erhält er eine klar umrissene Aufgabe, liefert ein vereinbartes Ergebnisformat zurück und übergibt an den nächsten festen Prozessschritt. So bleibt nachvollziehbar, welche Teile regelbasiert laufen und wo eine KI-Einschätzung beteiligt ist.

Typische Ausgangslage

Stellen Sie sich einen Betrieb vor, der Anfragen über ein Kontaktformular und per E-Mail erhält. Die Formulierungen unterscheiden sich, manche Angaben fehlen und gelegentlich enthält eine Nachricht mehrere Anliegen. Ein KI-Agent könnte den Inhalt zusammenfassen und passende Informationen aus der Nachricht herausarbeiten. Eine Prozessautomatisierung könnte anschließend prüfen, ob die nötigen Felder vorhanden sind, den Vorgang einem definierten Bearbeitungsschritt zuordnen und ihn weiterleiten.

Ist eine Angabe unklar, sollte der Ablauf nicht so tun, als sei sie verlässlich erkannt worden. Der Vorgang kann stattdessen als Ausnahme markiert und zur Prüfung vorgelegt werden. Damit wird die KI zum begrenzten Baustein eines kontrollierten Prozesses, nicht zur alleinigen Steuerung des gesamten Vorgangs.

So gehen Sie vor

Prozess vom Ergebnis her beschreiben. Halten Sie fest, was am Ende vorliegen soll und wer es benötigt. Damit wird sichtbar, welche Schritte tatsächlich nötig sind und welche nur aus Gewohnheit bestehen.
Regeln und KI-Aufgaben trennen. Ordnen Sie wiederholbare Prüfungen und Übergaben der Automatisierung zu. Nutzen Sie den Agenten nur dort, wo Eingaben interpretiert, zusammengefasst oder nach einem klaren Schema eingeordnet werden müssen.
Aufgabe und Ergebnisformat festlegen. Beschreiben Sie, welche Informationen der Agent verarbeiten soll und welche er zurückgeben muss. Ein festes Format erleichtert die anschließende Prüfung. Definieren Sie auch, wie fehlende Angaben oder widersprüchliche Inhalte gekennzeichnet werden.
Datenzugriff und Rechte begrenzen. Prüfen Sie, welche Informationen für die Aufgabe erforderlich sind und auf welche Systeme der Agent zugreifen muss. Vergeben Sie nur die nötigen Berechtigungen. Ob der Agent lesen, verändern oder einen Vorgang auslösen darf, sollte getrennt entschieden und dokumentiert werden.
Übergaben und Fehlerpfade testen. Testen Sie typische Eingaben ebenso wie unvollständige, missverständliche oder nicht passende Fälle. Legen Sie fest, ob der Prozess stoppt, eine Rückfrage auslöst oder zur manuellen Prüfung weitergeleitet wird.
Mit menschlicher Freigabe starten. Lassen Sie Ergebnisse zunächst dort prüfen, wo eine falsche Einordnung spürbare Folgen haben könnte. Wenn sich zeigt, welche Fehler auftreten und wie gut sie erkannt werden, können Sie die Freigabepunkte gezielt überprüfen.
Ablauf beobachten und anpassen. Dokumentieren Sie Änderungen an Regeln, Eingabeformaten und Agentenaufgaben. Prüfen Sie regelmäßig, ob Ausnahmen und Nacharbeit sinken oder ob neue Fehler an einer Übergabe entstehen.

Aufgabe, Datenzugriff und Kontrolle

Eine gute Agentenaufgabe ist eng genug, um das Ergebnis beurteilen zu können. „Bearbeiten Sie die Anfrage“ ist meist zu offen. Klarer ist eine Abgrenzung wie: „Fassen Sie das Anliegen zusammen, kennzeichnen Sie fehlende Angaben und geben Sie keine Zusage.“ Das Beispiel beschreibt eine mögliche Aufgabenform, keine allgemeingültige Lösung.

Auch der Zugriff sollte zur Aufgabe passen. Wenn der Agent nur eine Nachricht zusammenfassen soll, ist ein Zugriff auf weitere Ablageorte möglicherweise nicht erforderlich. Legen Sie außerdem fest, welche Aktionen der Agent nicht selbst ausführen darf. Dazu können etwa verbindliche Zusagen, Änderungen an wichtigen Datensätzen oder das Versenden bestimmter Nachrichten gehören.

Kontrolle bedeutet nicht nur, einzelne Antworten anzusehen. Sie umfasst auch die Übergaben, Protokolle und Ausnahmen im Ablauf. Verantwortliche sollten erkennen können, welche Eingabe verarbeitet wurde, welches Ergebnis zurückkam und ob ein Mensch eingegriffen hat. Bei personenbezogenen Daten und beim Einsatz von KI sind die jeweiligen Anforderungen im Einzelfall zu prüfen. Dieser Beitrag ersetzt keine Rechtsberatung.

Entscheidungskriterien und typische Fehler

Die Kombination passt besonders dann, wenn ein Prozess feste Schritte enthält, aber an einer Stelle variable Texte oder uneinheitliche Eingaben verarbeitet werden müssen. Gibt es keine klaren Regeln für den Ablauf, sollte zunächst der Prozess selbst geklärt werden. Eine KI kann ungeklärte Zuständigkeiten oder widersprüchliche Vorgaben nicht zuverlässig auflösen.

Typische Fehler sind:

Zu viel Verantwortung an den Agenten geben. Wenn feste Regeln transparent und ausreichend sind, sollte die KI nicht frei über den Ablauf entscheiden.
Unklare Übergaben bauen. Ohne vereinbartes Format kann die Automatisierung ein Ergebnis falsch lesen oder wichtige Angaben übersehen.
Ausnahmen nicht planen. Fehlende Informationen und ungewöhnliche Fälle gehören zum Prozess. Legen Sie fest, wer sie prüft und wie sie weiterbearbeitet werden.
Nur die KI-Antwort bewerten. Auch eine plausible Zusammenfassung hilft wenig, wenn sie im nächsten Schritt falsch übertragen wird.
Berechtigungen zu weit vergeben. Ein Agent sollte nicht mehr Daten sehen oder Aktionen ausführen können, als für seine Aufgabe erforderlich ist.

Grenzen und Risiken

Ein KI-Agent kann Inhalte missverstehen, relevante Details auslassen oder Informationen falsch zuordnen. Die Qualität kann zudem von der Form der Eingabe abhängen. Eine feste Prüfung auf Pflichtfelder erkennt, ob ein Feld ausgefüllt ist, aber nicht unbedingt, ob sein Inhalt sachlich stimmt.

Automatisierte Schritte können Fehler weitertragen, wenn ein fehlerhaftes Ergebnis nicht erkannt wird. Deshalb braucht jede Übergabe eine passende Prüfung und einen definierten Umgang mit Unsicherheit. Wo eine Fehlentscheidung teuer oder schwer rückgängig zu machen wäre, ist eine menschliche Freigabe besonders wichtig. Der passende Kontrollumfang hängt vom konkreten Prozess ab.

Woran Sie den Nutzen erkennen

Betrachten Sie den Ablauf als Ganzes und vergleichen Sie ihn mit dem Zustand vor der Umsetzung. Sinnvolle Messgrößen sind die Durchlaufzeit, die Zahl und Art der Ausnahmen sowie die Nacharbeit. Prüfen Sie außerdem, an welcher Stelle Mitarbeitende eingreifen und ob sie dadurch entlastet oder mit zusätzlichen Kontrollaufgaben belastet werden.

Legen Sie vor dem Pilot fest, welche Veränderung Sie beobachten möchten. Eine kürzere Bearbeitungszeit allein reicht nicht, wenn dafür mehr Korrekturen nötig werden. Notieren Sie deshalb auch Fehlerarten und Übergaben, an denen Vorgänge hängen bleiben. So können Sie entscheiden, ob der Ablauf angepasst, begrenzt oder in seiner bisherigen Form beibehalten werden sollte.

Häufige Fragen

Muss ein KI-Agent den ganzen Prozess steuern?

Nein. Häufig ist es sinnvoller, den Agenten auf eine klar beschriebene Teilaufgabe zu beschränken und feste Prozessregeln für Übergaben und Prüfungen zu nutzen.

Was passiert, wenn der Agent eine Eingabe nicht einordnen kann?

Der Prozess sollte einen vorgesehenen Fehlerpfad haben. Je nach Aufgabe kann er den Vorgang kennzeichnen, stoppen oder zur manuellen Prüfung weiterleiten, statt ein unsicheres Ergebnis als gültig zu behandeln.

Welche Aufgaben sollte die Automatisierung übernehmen?

Vor allem Schritte mit klaren, wiederholbaren Regeln: etwa Daten übertragen, Pflichtfelder prüfen oder Vorgänge nach festgelegten Kriterien weiterleiten. Ob ein konkreter Schritt dafür geeignet ist, hängt vom Prozess und den verwendeten Systemen ab.

Wie starte ich mit der Kombination?

Wählen Sie einen überschaubaren Ablauf mit einer klar erkennbaren KI-Aufgabe. Dokumentieren Sie Eingaben, erwartete Ergebnisse, Berechtigungen und Fehlerwege. Testen Sie den Ablauf zunächst mit menschlicher Prüfung und bewerten Sie anschließend Durchlaufzeit, Ausnahmen und Nacharbeit.